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公司法务的体系及工作模型

  

法务是一门实践性非常强的工作。在现行法学院教育体系中,缺乏针对性的课程。在实务中,几乎所有的法务技能,都只靠法务个人的摸索。显然,这不利于法务知识的积累和法务人才的培养。很多法务反馈,要学的东西很多,但不知从何学起;要锻炼的技能很多,但不知何种更重要。这些困惑,其实是缺少体系性的认知的结果。


  著名的投资思想家查理.芒格曾说过,“如果你只是孤立地记住一些事物,试图把它们硬凑起来,那你无法真正理解任何事情....你必须依靠模型组成的框架来安排你的经验。”的确,要真正理解法务,用法务理论来指导法务实践,必须先总结和提炼出法务的体系。


  只有在构建好法务体系的前提下,才能宏观指导微观,进一步探究公司法务的工作模型。


  1、法务体系的组建


  要构建公司法务体系,首先得了解公司法务的核心成员——法务总监。


  法务总监一般承担四项管理职能:


  一是业务管理。即包含常规性业务,如合同、投融资、知识产权、劳动关系、诉讼事务等;也包括项目性业务,如股权并购、IPO上市、ppp工程、改制重组、破产清算等。


  二是内务管理。领导法务部工作,并进行工作计划、质量控制、业绩评价、经费预算等。


  三是公关管理。传递法务工作成果,沟通协调内外部关系。


  四是知识管理。即包括与企业法务工作内容相关的法律、财经、行业产业知识,也包括提升自身与部门素养的管理和文史等知识,还包括各类资讯时事及标杆企业动态。知识管理是知识鉴别、获取、整理、存储、创造、运用的系统过程,也是树立个人魅力和打造团队文化的过程。


  承担上述四项管理职责,法务总监至少应当具备四项基本素质:


  一是强烈的管理愿望,能塑造愿景凝聚人心;


  二是独立的法律思维,保持合法意识、风险意识、证据意识;


  三是对应的工作技能,能梳理工作流程,洞悉交易本质,谈判说服技巧;


  四是系统的知识结构,懂法律、懂财经、懂管理。


  法务总监领导法务部门工作,工作目标也可归纳为四个方面:


  一是专业支持。为企业重大决策、资本运作、项目投资、创新业务、经营运行、日常管理提供优质高效的法律意见。


  二是风险防范。建立风险识别机制,梳理工作流程、总结风控经验、建立风险事件库;建立风险分析机制,及时提示、报告、预警风险;建立风险应对机制,组织应对出现的风险。


  三是案件处理。建立从接案、分析案情、组织证据到应诉的标准流程,同时应当建立一定法院、专家资源库。


  四是考核激励。就当坚持SMART原则、专业肯定与物质激励相结合、实质性控制与升迁渠道,实现法务部门的整体成长。


  工作目标决定了法务部门即有专业性工作(如合同、证照、投融资、风险管控、诉讼、知识产权、债权债务、合规、IPO、资产重组、破产清算等),也有管理性工作(组织分工调整、工作计划总结、考核奖罚、培训与预算等),还有行政性工作(如团队建设、人员沟通、文件审批、流程优化、会议、后勤、档案管理等)。


  2、法务常用工具


  法务工作中常常用到的工具有法律意见、商务谈判、法律培训及法律公关。


  法律意见含合同审查修改意见、投融资交易方案意见、尽职调查报告、风险评估报告及对法律咨询的口头或书面回复,其关键在于掌握和总结事实,明确目的和立场,检索法律和案例,综合考虑非法律因素,以促进商业交易的达成。要重视意见反馈,不可固执,不存偏见,理解管理者和业务部门难处,也要坚守法律底线。


  商事谈判是一门经验性科学,其背景为各方利益之争,需要兼顾争议解决和交易达成两个方面。谈判前应当进行信息收集、评估各方利益与权力、拟定谈判策略、选择谈判风格;谈判中应当保持定力,灵活应对,有限授权、最后期限都是可以有效利用的武器;谈判结束后应立即起草书面协议,巩固谈判结果。


  法律培训可以提升相关人员工作技能,也可以展现法务部门工作实力与成绩,总体上可以促进法务部门工作目标达成。法务公关主要是发布声明、律师函、投诉、调解与诉讼,应用于危机处理,重点注意避免生硬法律用语,有时需要借助专家和媒体力量。


  上述工具综合应用于合同管理、投融资、诉讼、风控等具体法律事务中。


  3、法务的常见工作:合同、投融资、风险管理及诉讼


  法务工作的主要内容和基础功夫是合同管理。做好合同管理要把好四个方面:


  一是合同起草审核。起草合同应注意完全了解交易背景和交易方式、合同的基本结构、专业化条款表述,要争取起草权;合同审核就注意形式与实质内容的结合,注意商务条款、技术条款与法律条款的协同,合同的修改意见应当合理谨慎,勿越位擅断。整体达到力体适格、内容合法、约定实际、权利义务明确、满足交易需求。


  二是合同履行监督。合同履行的价值和风险均高于合同签订。首先是履行的全面、及时和适当;其次是注意后履行抗辩权、同时履行抗辩权及不安抗辩权的行使;最后经常发生的是变更、解除、终止事由。相关事项确认、检查、处理、评估、往来沟通环节诸多,均应有证据保存意识。


  三是合同纠纷处理。要组织人员,拟定计划;要获取信息和证据支持;要提出解决方案,方案应当有多套,并评估优劣及后果。纠纷处理以协调为主,诉讼仅不得已而为之。纠纷后的责任追究及相关风险体系完善亦值得关注。


  四是合同信息管理。一个计算机网络应用软件、一份合同管理业务流程、一个线下授权体系、一套不断更新完善的合同范本、一份年度合同管理情况报告,构成合同信息管理的基本内容。


  作为企业运营核心的投融资业务,有四项任务需要法务重点完成:


  一是法律尽职调查。明确尽调目的、对象、范围、关键点,制订尽调计划,拟定尽职调查清单,落实尽职调查,进行法律分析。工作底稿存档,避免外泄。除书面审查相关资料的真实、准确、完整外,应注重访及实地调查,向公共机构查询、函证、复核。尽职调查重点目标公司法人主体资格和经营资格、资产状况、重要交易合同、税务、纠纷诉讼等,知识产权、劳动人事、环境保护等也需要关注。


  二是交易结构设计。提高交易可行性、避规法律障碍、锁定交易风险、降低交易成本、合理避税、为交易提供操作便利,主要考虑控制权、支付方式、风险承担、税务和公司治理。


  三是并购流程管理。决策——目标选择——时机选择——初期工作——实施并购——后期整合——并购后评估。


  四是融资工具选择。债务性融资、权益性融资和项目融资,还有资产证券化及融资租赁,不同融资工具设计不同融资方案和融资流程,但均应重点关注资金筹措方案、资金结构分析、融资风险分析和融资成本分析。资金筹措方案应与资金需求在时序、数量两方面达到平衡,注意资金来源;结构分析与风险分析应当注意与财务人员合作,对资金运用、项目控制、资金供应追加等可能风险及早提出风险解决方案;成本分析除考虑资金占用成本外还要考虑筹资费用。整个融资中应当,刑事犯罪风险应当绝对避免。


  在风险管理方面,首先是企业整体风险管理意识培养。风险无处不在,管理层的风险管理承诺意识、法务部的风险管理实施意识、全体工作人员的风险管理责任意识构成企业整体风险意识文化。法务部门应当依中国国家标准化管理委员会《风险管理原则与实施指南》、《企业法律风险管理指南》,确定本企业风险管理准则,收集风险环境信息,进行风险评估,制定实施应对措施,并对风险管理实施情况进行反馈。风险管理模式的先择应结合企业主要经营活动、不同法律领域和企业发展阶段建立。


  在诉讼管理方面,诉讼案件处理水平最能反映法务部门工作能力。诉讼前应当作策略分析,比较诉讼风险、成本、胜诉率、可能的结果、其它救济途径,作经济数值量化分析,尽可能寻找替代性解决方案;庭审中技巧把握,证据的组织与可视化推演,经验重要;诉讼后的执行,应主动查找线索,穷尽手段,保全和执行行为应督促法院执行机构。诉讼过程中应当形成案情分析报告、代理思路报告、庭审情况报告、执行结果报告、结案报告、商业改进报告。在知识缺乏、人员缺乏、人脉缺乏情形下,或基于风险分担考量,法务部门亦可将诉讼事务外包,委托外部律师进行。对外部律师的选聘应当注意其专业经验与业务需求匹配度、收费、服务响应及问题解决,需要法务部门明确其任务边界、责任划分、费用控制、沟通协作并对其质量把关。


  4、法务的沟通方式


  法务工作的主要客户首先是公司管理层,特别是CEO,其次是公司的职能部门。对客户需求的分析、服务质量标准控制以及与客户保持良好的沟通是法务价值体现的基础。所以要把握不同客户的不同关切:


  CEO相对关注时间、反馈及大局;战略规划部门相对关注框架;财务部门相对关注财务制度、流程和内控;人力部门相对关注换位理解;信息部门相关关注同一语境与尊重;投资部门对风险的偏好;采购部门重点在反商业贿赂与抛投标规范;销售部门注重外部客户;生产部门注重质量与安全;研发部门注重成果的保护与知识的积累。


  首先,从法务的工作体系中,可以看到法务的工作内容大概有三种类型:


  一是企业的交易行为,如采购、销售、投资等,所产生的交易法务;


  二是企业的制度化行为,如风险控制、公司治理、合乎政策等,所产生的合规法务;


  三是企业为解决纠纷、危机所产生的诉讼/仲裁法务。


  三种法务遵循不一样的流程,要求不一样的技能。


  其次,法务的基本工作方式是在接到或发现法律任务(输入)时,法务运用自身对法律的理解,这里包含法律知识与经验等,通过文件阅读、事实归纳、法律检索、法律研究等动作,用口头及书面的方式,向有关人员和部门出具法务意见(输出)。这里的法务意见,具体就包括各类合同审核意见、法律咨询意见、法律意见函、并购交易方案及文本、知识产权申报文件、公司内部规章制度、诉讼/仲裁庭证据组织及庭审意见以及其他各类项目报告、文档等。


  最后,法务完成以上法律任务,其需要的技能(加工过程)包括:对法律初始文件进行阅读,与有关人员沟通,提炼所需要的关键旨意,识别其中的风险点;对法律咨询进行理解、沟通,找到对应的法律规定;对法律项目所包含的法律问题,进行分析、沟通和研究,得出对己方有利的法律观点;对各法律任务所隐藏的事实信息进行尽职调查,交叉验证;对司法机关和政府部门的过往类似司法和行政执法结果进行预判,提前做好准备等。


  以上法务的作业流程,辅之以不同的法务技能,应用到不同的工作中,便构成了法务的“工作模型”。基本上,公司法务都按以上“工作模型”进行工作。但最后,法务工作的差异,其实不是体现在模型上的差别,而是理念、经验的深浅差异,整合、预测的能力差异。


  而对于经验不太丰富的普通法务和入门法务来说,若只能处理些可标准化的法务工作,那是远远不够的,这个瞬息万变的社会,容不得安逸偷闲,唯有学习更复杂更高阶的技能,才能适应近在眼前的未来。


来源:法务人俱乐部

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